الرد على الهاتف اثناء فترات العمل يضر اعمالك .. تعرف كيف يحدث ذلك ؟

الرد على الهاتف يضر اعمالك ..هل تريد أن تكون عمليًا في أعمالك قدر الإمكان ، اذا فعليك في بعض الأحيان تفويض بعض المهام لأشخاص آخرين .

فالرد على هواتفك الخاصة ، على سبيل المثال ، هي إحدى تلك المهام التي يمكن التعامل معها بشكل أفضل من قبل موظف استقبال أو خدمة رد خاصة.

الرد على الهاتف يضر اعمالك

إذا كنت ترد على مكالماتك بنفسك بدلاً من تفويض موظف استقبال أو خدمة رد ، فبإمكانك أن تلحق الضرر بنشاطك التجاري بطرق بالغة الأهمية.

1. أنت لا تستغل وقتك

إذا كنت ترد على هواتفك الخاصة ، فأنت لا تحقق أقصى استفادة من وقتك. الإجابة على كل سؤال صغير يعتبر اقتطاع من وقتك الاهم . يأخذ الهاتف الوقت الذي كان يمكن قضائه على مهام أخرى.

فالمفترض ان تكون ادارة عملك اهم من الهاتف. تأكد من أنك تنفق وقتك الثمين فعليًا في إدارة النشاط التجاري. يمكن التعامل مع مكالمات العملاء بسهولة من قبل شخص آخر.

2. الهاتف يمكنه ان يفقدك مصداقيتك  

ألن تكون مندهشا قليلاً إذا اتصلت بعيادة طبيبك وكان طبيبك هو الشخص الذي يجيب على الهاتف؟

ربما تتساءل عن سبب عدم وجود موظف استقبال يتلقى المكالمات. ثم ربما كنت تتساءل هل لدى الطبيب وقت فراغ كافٍ للرد على المكالمة في المقام الأول. إذا اعتقد عملاؤك أن ليس لديك شيء أفضل من الجلوس والانتظار للرد على المكالمات ، فقد تفقد المصداقية .

إن تعيين شخص آخر (يفضل أن يكون موظف استقبال محترف) يجيب على هواتفك سوف يمنح مصداقية لعملك ، مما يجعلك تبدو أكثر احترافاً .

3. الهاتف يشتتك في اتجاهات كثيرة جدًا

عندما تجيب على كل مكالمة ، فإنك تصاب بمقاطعات تشتت انتباهك عما تفعله. هذا يقلل من إنتاجيتك بشكل كبير ، ويتركك في نهاية المطاف مرتبكًا ومرهقًا للغاية للتعامل مع ما تحتاج إليه فعلًا.

تقرير الربح والخسارة الذي كان يجب أن يستغرق ساعة فقط لتحليله قد يأخذ ثلاثة ساعات ، و خلال توقفك للرد على التهاتف مرتين ، ربما تكون قد أغفلت شيئًا مهمًا. لكي تزدهر أعمالك ، يجب أن تكون قادرًا على التركيز على ادائها.

4. خدمات الرد الالي

بصرف النظر عن المجال الذى تعمل به ، فكثير من الاحيان . قد لا تتمكن من الرد على كل مكالمة واردة، خاصةً عندما تكون على الهاتف مع عملاء آخرين ، أو في اجتماع  حتى إذا كنت تستنفد نفسك في محاولة الرد على كل مكالمة ، فلن تتمكن أبداً من الإجابة عليها جميعًا.

و نظرًا لأن بعض المكالمات التي لم ترد عليها تعني أنهم قد يكونوا عملاء محتملين وهو ما قد يمثل خسارة في المبيعات ، فهي مخاطرة فإنك لا ترغب فيها .

ضع في اعتبارك أن خدمات الرد الالي متوفرة على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع (حتى في أيام العطلات). حتى إذا كنت تحتاج فقط إلى بعض المساعدة الإضافية أثناء ساعات العمل الأكثر ازدحامًا في اليوم ، فقد يكون لها تأثير كبير على أعمالك بأفضل طريقة ممكنة.

6. الاجابه على الهاتف مباشرة  قد يضعك فى مواقف محرجة

كرئيس ، فأنت السلطة النهائية لعملك ، لذلك إذا كنت تجيب على الهواتف الخاصة بك ويطرح عليك سؤال لا يمكنك الإجابة عليه ، فهذا لا يبدو رائعًا بالنسبة لك أو لنشاط عملك .

كمثال اذا كنت تعمل مهندسا او فنيا وسالك احد عملاؤك سؤال مفاجئ فى احد الجوانب التى تحتاج الى البحث فلن يمكنك تجنب الحرج اذا قمت بالرد مباشرا لكن يمكن منع حدوث ذلك عن طريق استئجار شخص آخر للإجابة على هواتفك.

إذا أجاب موظف الاستقبال الخاص بك وقال إنه يتعين عليه التحقق من امكانية ردك على الهاتف، فإن هذا يمنحك الوقت الكافي للبحث أو التفكير في الإجابة قبل أن تضطر إلى تقديمها. 

المصدر : patlive