المستندات التجارية التى يجب عليك الاحتفاظ بها

المستندات التجارية التى يجب الاحتفاظ بها  ..بفضل التكنولوجيا الحديثة ، أصبحت الكثير من المكاتب الآن خالية تماما من الورق. يتم إنشاء وثائق مهمة وتوقيعها وإرسالها حصريًا عبر الإنترنت وتخزينها لتسهيل الوصول إليها من قبل جميع الأطراف. في حين أنه من الملائم أن يكون لديك جميع الأوراق التجارية الخاصة بك في شكل رقمي ،

“يتم إنجاز الكثير من الأنشطة التجارية عبر الإنترنت الآن ، ولا تتم طباعة العديد من المستندات مطلقًا على الإطلاق. ومع ذلك ، هناك بعض الحالات التي تكون فيها النسخة المطبوعة ضرورية.

 المستند الوحيد الذي يجب أن يكون لديك دائمًا نسخة فعلية منه ، ولماذا؟ “

المستندات التجارية التى يجب الاحتفاظ بها

1. قيم ومبادئ شركتك

“وضع عناصر قيم ومبادئ شركتك مطبوعة على الورق تجعلها دائمًا أكثر واقعية. القدرة على اللمس والشعور والتعليق أو حتى الرمي يجعلها أكثر واقعية. أنا شخصياً أحب أن تطبع قيم شركتك وأن تجلس على مكتبك أو تعلق على حائط ، لتكون بمثابة تذكير دائم بما أنت عليه . 

2. العقود

“نوع المستند الوحيد الذي أعتقد أنه يجب أن تطبعه و تقوم بتخزينه عبر الإنترنت هو أي عقد. فهي الصورة النهائية لاى مفاوضات مهمة ووثائق قانونية ، ولا تعرف أبدًا متى يجب عليك الرجوع إليها والإشارة إليها “.

3. التراخيص والتصاريح والوثائق  

“يجب أن تحتفظ بنسخ ورقية من تراخيص العمل والرخص ، لأن الأنظمة تتطلب منك في كثير من الأحيان القيام بذلك. كما يجب الاحتفاظ بالوثائق المادية لأي شيء يحمل توقيعًا أصليًا أو ختمًا مطبوعًا ووضعه في مكان آمن.

علما انه لن يتم الاعتراف بالعناصر ذات الأختام بالشكل الصحيح بشكل رقمي ولن تعتبر وثائق أصلية من قبل العديد من الكيانات “.

4. خطط الطوارئ

“من المهم الاحتفاظ بنسخة مادية من أي معلومات أو إجراءات تكون ضرورية إذا كانت حالة الطوارئ تجعل الوصول إلى الكمبيوتر أمرًا مستحيلاً. ويمكن أن تشمل تلك معلومات الاتصال في حالات الطوارئ ، وإجراءات السلامة من الحرائق ، وإجراءات الإخلاء في المكاتب ، وخطط استمرارية العمل. “

5. أهدافك

“أنا لا أستخدم القلم والورقة بعد الآن. يتم تخزين كل شيء على جهاز الكمبيوتر الخاص بي أو جهاز المحمول الخاص بي. وأعتقد أيضا أنها فكره جيدة تدعم الخفاظ على البيئة وخفض استهلاك الورق.

لكن إذا كنت سأطبع أي قطعة من الورق ، فستكون هدفي. لدي قائمة بأهداف ربع سنوية وسنوية ومدتها ثلاث سنوات وعشر سنوات والتي أراجعها كل شهر للتأكد من أنني على الطريق الصحيح “. 

6. سيرتك الذاتية

” من اهم المستندات الذي يجب أن يكون لديك نسخة مادية منه دائمًا هي سيرتك الذاتية. من الجيد دائمًا أن تكون سيرتك الذاتية معك كمرجع في المقابلة. كما يدل على استعدادك وأخذ الفرصة على محمل الجد “. 

7. كلمات المرور

“احتفظ بنسخة مادية لكل كلمات المرور ذات الصلة التي تستخدمها طوال اليوم. من المحتمل ألا يتم تخزين تلك المعلومات في أي مكان عبر الإنترنت على الإطلاق ، لمنع حدوث محاولات اختراق أو سرقة للهوية. “

8. شهادات الأسهم

“عند إصدار الأسهم إلى الشركاء التجاريين أو الموظفين ، من المهم الاحتفاظ بنسخة مطبوعة ونسخة رقمية ، في حالة فقد النسخة المطبوعة. عادة ما يحصل الموظفون على نسخة ورقية بمجرد ممارسة خيارهم لشراء الأسهم. “

9. أي ملفات حاسمة لعملياتك

هناك عدة أنواع من المستندات التي نجدها في متناول اليد. تشمل هذه العقود عقود العملاء الموقّعة ، وملفات الموارد البشرية للموظفين والمراجعات نصف السنوية ، وكتيبات سياسة الشركة (واحد لكل موظف) ، والقيم الأساسية لشركتنا ، ولوحات المعلومات المرئية للمبيعات ، والتقدم الأساسي للفرق ، والشركة المطلوبة ، التأمين ووظائف الموارد البشرية المفوضة من قبل الدولة. ”

10. إيصالات الدفع

“لا يزال من الجيد امتلاك القدرة على طباعة الإيصالات عند الضرورة لأسباب ضريبية أو وثائق أخرى”. 

11. بطاقة عملك

“أنا دائما الحفاظ على بطاقات العمل في متناول يدي. فأنت لا تعرف أبدًا أين تقابل مع شخص ما أو عندما تتعرف على من يريد التواصل معك لاحقًا. أبقي 10 أو نحو ذلك في مواقع مختلفة ، مثل حقيبتي ، وسترة ، سيارة ، المحفظة

المصدر : smallbiztrends