القراءة الصحيحة للرسائل الاليكترونية وكيف يتواصل الأشخاص الناجحين؟

اليكم القراءة الصحيحة للرسائل الاليكترونية وهو الامر الذي لايتقنه الكثيرون رغم اننا نعيش اليوم، في عالم يتم فيه إجراء الأعمال التجارية والدرجات العلمية وحتى العلاقات بأكملها خلف الشاشات. ونتيجة لذلك، فإن الموظف قد يصاب بقدر من الاحباط نتيجة سوء التواصل، حيث يتم إساءة تفسير النبرة فيما يقرب من نصف الرسائل المتبادلة في البريد الإلكتروني، مما يؤدي إلى إضاعة ساعات لا نهاية لها وزيادة القلق.

 الاتصالات الرقمية، سواء كانت من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل المباشرة، لا تسمح لنا برؤية ردود الفعل الفورية لبعضنا البعض. وهذا هو السبب في أننا نبحث عن طرق للتعبير “بأدب” عن الانزعاج. 

القراءة الصحيحة للرسائل الاليكترونية

لذلك دعونا نلقي نظرة على العبارات الخمس الأكثر شيوعًا التي يستخدمها الموظفون والتي تجعلهم في الواقع دون قصد عدوانيين سلبيين وتافهين:

“حسب رسالتي الإلكترونية الأخيرة …”

 ما يعنيه ذلك في الواقع: “لم تقرأ حقًا ما كتبته. انتبه هذه المرة! “

“للرجوع إليها مستقبلاً …”

ما يعنيه ذلك في الواقع: “دعني أصحح” خطأ “الفاضح الذي كنت تعرف بالفعل أنه خطأ.”

“إرسال هذا إلى أعلى بريدك الوارد …”

المعنى الحقيقي لذلك: “أنت رئيسي [أو موظف]. هذه هي المرة الثالثة التي أسألك فيها. أريدك أن تنهي هذا الأمر. “

“فقط للتأكد من أننا على نفس الصفحة …”

ما يعنيه هذا في الواقع: “سأغطي ** خاصتي هنا وأتأكد من أن كل من يشير إلى هذا البريد الإلكتروني في المستقبل يعلم أنني كنت على صواب طوال الوقت.”

“بالتطلع إلى الأمام …”

ما تعنيه في الواقع: “لا تفعل ذلك مرة أخرى.”

من المحتمل أنك استخدمت إحدى هذه العبارات من قبل دون أن تدرك أنه يمكن اعتبارها عدوانية اوسلبية. أو ربما كنت في الطرف المتلقي، مما قد يكون محبطًا بالنسبة لك انت أيضًا.

الطريقة الصحيحة للتعبير عما تقصده

حتى بالنسبة لخبراء لغة الجسد الرقمية، عندما رؤية عبارة “شكرًا لصبرك” في رسالة بريد إلكتروني، لا يمكن تحديد ما إذا كانوا بقصدوا التسويف والرد بتاريخ مستقبلي غير محدد، أو أنهم يحتاجون حقًا إلى بضعة أيام فقط قبل أن يعودوا إليّ. 

• إذن كيف يجب أن نضع إطارًا خاصًا بنا “مجرد متابعة هذا” دون الانخراط في أي نبره عدوانية سلبية؟
• متى يكون من المقبول الالتفاف على رئيسنا دون أن تبدو مثل الأحمق؟
• متى نستخدم الهاتف للاتصال وتوضيح شيء ما؟

فيما يلي أربعة أشياء يفعلها المتواصلون الناجحون:

• لا ترد على الرسائل أو الرسائل الإلكترونية عندما تكون غاضبًا أو محبطًا.

هذا يمنع سوء الفهم والوقت الضائع والندم. إذا شعرت بالاختطاف عاطفيًا، فاحفظ رسالة البريد الإلكتروني كمسودة وراجعها وأرسلها عندما تكون في حالة مزاجية أفضل.

• افترض حسن النية.

بدلاً من استدعاء شخص ما لخطأه، ضع نفسك مكانه واسأل نفسك، “ما هي بعض الأسباب التي تجعله قد ارتكب هذا الخطأ؟”

من الأفضل للأشخاص بالضبط ما يحتاجون إليه لاتخاذ إجراء. في بعض الأحيان، يكون مجرد إضافة موجز سريع حتى لا يضطروا إلى الرجوع وقراءة رسائل البريد الإلكتروني السابقة وكتابة “إليك ما أحتاجه منك” أو “هنا التواريخ المفتوحة مرة أخرى” مفيدًا.

• أظهر التعاطف والتشجيع.

استبدل الكلمات المهمة مثل “افعل هذا” بعبارات شرطية مثل “هل يمكنك فعل هذا؟” عند تقديم التعليقات، ابدأ رسالتك بالتعبير عن التقدير باستخدام كلمات مثل “شكرًا لك على [X]” أو “عمل ممتاز في [X].”

إذا أرسل لك رئيسك في العمل، أو حتى أحد العملاء، بريدًا إلكترونيًا عدوانيًا سلبيًا، حارب هذا الدافع لإرسال رد أكثر تافهًا. إن خفض أفعالك إلى مستواها لن يؤدي إلا إلى تصعيد التوتر وزيادة القلق.

اما اذا كنت بحاجة للعودة إلى شخص ما؟ إليك دليل سريع يجب تذكره:

• إذا كان بإمكانك الإجابة خلال 60 ثانية أو أقل: قم بالرد على الفور.
• إذا كان الأمر عاجلاً: رد فورًا أو أخبر المرسل أنك تعمل على حل المشكلة. حدد موعدًا مع نفسك في التقويم الخاص بك 
• إذا كان الأمر يفتقر إلى الإلحاح: خصص وقتًا للمتابعة بعد الوقت الذي يناسبك.
• على الجانب الاخر إذا كنت أنت الشخص الذي ينتظر الرد: ما لم يكن من الضروري أن تتلقى ردًا في أسرع وقت ممكن، تذكر أن الأشخاص قد يكون لديهم الكثير من الاعمال. بعد الارسال مرتين ولم تتلق ردًا، فانتقل إلى وسيط مختلف (مثل مكالمة هاتفية).

المصدر: CNBC