أفضل الطرق لتحسين عملك باستمرار

نستعرض أفضل الطرق لتحسين عملك حيث يبدو التحسين المستمر وكأنه شيء أساس الشركات الكبيرة ولكنه مفيد للشركات الصغيرة ويمكن اتباع نفس العناصر بهدف اجراء تعديلات في شركتك. فمستقبل جميع الأعمال التجارية إما الاستمرار والنمو أو الانحسار والاحتضار. ليس هناك وسط منطقة وسط. نحن إما نتحسن أو نحط من قدرنا في جميع الأوقات.  

تتبني العديد من الشركات الناجحة عقلية التحسين المستمر. بغض النظر عن مكان وجود الشركة حاليًا، هناك دائمًا مجال للتحسين. هذا يعطينا القوة، لأنه يسمح لنا بمواصلة المضي قدمًا، وصياغة طريقنا وترسيخ دورنا في السوق.

لكن كثيرا ما يساء فهم التحسين المستمر. لقد قابلت العديد من رواد الأعمال الذين يوازنون بين التحسين المستمر والكمال. إنهم يفترضون أن العزف على كل خطأ صغير من قبل موظفيهم يساعدهم على التحسن.  لذا، كيف تدمج التحسين المستمر في عملك دون أن تدفع موظفيك بشكل أعمى أكثر فأكثر؟

فيما يلي ثلاث طرق لتحسين عملك باستمرار :

أفضل الطرق لتحسين عملك

المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية

عندما توليت إدارة شركة صغيرة منذ سنوات، عملت على خلق ثقافة التحسين المستمر هذه. أردنا توسيع نطاق الأعمال. كان هذا يعني تغيير الاستراتيجيات الخاصة بالعمل. لكن قبل التغيير، كنت أعلم أننا نريد التأكد من أن التغيير كان للأمام وليس للخلف.

• كيف تعرف أن التعديل الذي قمت به قد يحقق ربحًا أكبر وكفاءة أفضل؟
• كيف يمكنك تحديد تحسين الجودة من خلال إضافة خطوة او بعض الخطوات الأخرى لضمان استمرار الجودة؟

الطريقة الوحيدة لمعرفة أنك تتحسن هي عن طريق استخدام المقاييس او المؤشرات، يجب أن يكون لديك بيانات معيارية. على سبيل المثال:

• يجب أن تعرف أن عملية انتاج وحدة ما يستغرق ثلاث دقائق، أو أن انتاج كل 100 وحدة ينتج عنها ما معدله أربعة أخطاء في جودة المنتج.
• تحتاج إلى معرفة عدد الوحدات التي يتم إنجازها في الساعة.
• يجب أن تكون قادرًا على مقارنة النتائج ونقص الأجزاء وإجازات الموظفين وما إلى ذلك.

هذا يعني أنه يجب عليك البدء في قياس كل شيء. يجب أن يكون لديك مجموعة متنوعة من الأدوات التي يمكنك استخدامها لكتابة تقارير قابلة للاستخدام. 

بمجرد حصولك على البيانات وتشكيل الرؤى، يمكنك إنشاء  مؤشرات الأداء الرئيسية، هي شائعة في الأعمال التجارية.

• حيث تظهر الجوانب الرئيسية للعمل الذي تراقبه.
• يمكنها السماح لك بتحديد الأهداف.

سمح لنا هذا المؤشرات بالتحسين المستمر، لأن لدينا البيانات. حيث لم نعتمد على غريزة النجاح فقط.

تعلم أن التفكير المنهجي

مؤشرات الأداء الرئيسية مفيدة، ولكن لكي تكون فعالة حقًا، يجب أن تكون قادرًا على رؤية الأنظمة بشكل أشمل في عملك. معظم رواد الأعمال يجهلوا كيفية التعامل مع العمل كمنظومة. إنهم يرون الخلل في بعض الأنشطة بشكل جزئي فقط. التفكير المنظومي هو مفتاح إيقاف المشكلة المتكررة. حيث ترى الأشياء بشكل مختلف. مما يتيح لك كيفية تحديد حدوث المشكلة وترى كيف يمكن الا تحدث مرة أخرى في المستقبل.

• الإصلاح الخاص بك يعني أكثر من مجرد إسعافات أولية مؤقتة لحل المشكلة.
• بل يعني تغيير الأنظمة لخلق بيئة لا يمكن أن تحدث فيها هذه المشكلة مرة أخرى.

التخطيط والعمل والدراسة والعمل

يشتهر الدكتور إدواردز دمينغ بالنقلة الحضارية لليابان بعد الحرب العالمية الثانية. حيث عمل على مساعدتهم لإعادة بناء صناعتهم. كما كانت تكتيكاته ناجحة جدًا لدرجة أن اليابان بدأت في تجاوز البلدان الأخرى وأصبحت تُعرف باسم ركيزة الجودة والربح.

• إحدى الطرق التي استخدمها كانت التخطيط، التنفيذ، الدراسة، العمل. غالبًا ما يشار إليها باسم دورة دمينغ،
• تتيح لنا هذه العملية إجراء تغييرات دون القلق من التدهور.
• يبدأ بالتخطيط لتغيير في الإجراء.
• ثم يتم تنفيذ هذه الخطوة المحتملة نحو التحسين.
• لا يتم تنفيذه بشكل أعمى. غالبًا ما يتم اختباره في بيئة أصغر أولاً.

على سبيل المثال:

لنفترض أنك ترى إمكانية اتخاذ خطوة إضافية في عملية مراقبة الجودة. بشكل قد يساعد في اكتشاف الأخطاء بسرعة. بدلاً من إنشاء سياسة جديدة كاملة يتبعها فريق مراقبة الجودة بالكامل، قم بإنشاء مجموعة فرعية، وإنشاء دفعة أصغر لتجربتها. أو اطلب من نصف موظفي مراقبة الجودة تجربة النهج الجديد.

هذا النهج يحد من المخاطر.

• إذا كانت هناك نتيجة غير متوقعة، يمكنك التراجع بسرعة.
• أنت تحد من مخاطر إجراء التغيير.
• تتوقف العديد من استراتيجيات التحسين، لأن القادة يخشون المخاطرة.

ثم ندرس النتائج. نظرًا لأننا أنشأنا بالفعل المقاييس وجمعنا جميع البيانات المعيارية، يمكننا قياس النتائج من التغيير بالنتائج النموذجية.

• هل الوضع أفضل؟
• هل هم أسوأ؟
• هل استمر كما هو؟

ثم يمكنك المتابعة

• إذا أدى التغيير إلى تحسين المناطق التي استهدفناها، فاجعل التغيير جزءًا من العملية القياسية المستخدمة.
• إذا لم تسفر عن النتيجة التي كنت تأملها، فارجع إلى العملية القديمة.

هذا يدل على أن التغيير لا يعني أنك تعود إلى الوراء. هذا يعني أنك تمضي قدمًا دائمًا؛ أنت تتحسن باستمرار. فالتغيير لا يكون من أجل التغيير. يجد القادة غير المعتادين على هذه الأساليب صعوبة في التحسين المستمر. 

الملخص

• أفضل طريقة هي إنشاء المقاييس وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، حتى تعرف ما الذي تعمل عليه.
• يمكنك معرفة ما إذا كنت تجعل الأمور أفضل أم أسوأ بالنسبة للأعمال التجارية.
• استعرض الأنظمة في عملك وركز جهود التحسين على الأنظمة والعمليات، وليس على الجهود.
• اجعل الأمر يتعلق بالخطوات التي تتخذها الشركة والمهام التي يتم إكمالها على أساس منتظم. بدلًا من التركيز على الأحداث الفردية،
• استهدف تلك الإجراءات المتكررة التي يتم اتخاذها.
• بتنفيذ التخطيط، التنفيذ، الدراسة، العمل. استخدم هذه الدورة لتقليل مخاطر التغيير.
• اجعل الموظفين يتطوعون بأفكارهم حول كيفية تحسين الأنظمة.
• ثم اختبر هذه الأفكار دون القلق من أنها لن تنجح وتتسبب في تراجع العمل.
• يساعدك التخطيط، والقيام، والدراسة، والتنفيذ على تقييم تلك التغييرات في سيناريو العالم الحقيقي قبل تغيير عملياتك وإجراءاتك.

ليس عليك أن تكون إحدى شركات التكنولوجيا الكبرى لاتباع هذه الخطوات يمكنك أخذ العناصر الأساسية وإنشاء العملية الخاصة بك.. يمكن أن يساعدك اتباع هذه الخطوات الثلاث على الاستمرار في تحسين أنظمة العمل لخلق المزيد من الكفاءة والمزيد من الإنتاج والمزيد من الأرباح.

المصدر: entrepreneur